ひと昔だったら何の問題もない「同窓会名簿作り」、今は取り扱いを間違えると大変なことになります。
面倒だと思わす、仲間内で事前に決めておくことがベターです。
同窓会個人情報手順
個人情報扱いのたたき台を作る。内容は以下の通り。
- 個人情報公開のルールを決める
- 公開範囲を決める
- ネットでもハガキでも決めたルールに基づき、「同意する」、「同意しない」のチェック欄を設ける。
- 個人データだけでなく、写真の公開も同意のルール内で明記する。
- ネットなどで公開した場合、個人情報取り扱いをホームページに記載する。
個人情報公開ルール
誰にどこまでの範囲でどのように公開するのか決めましょう。
懇親会が終わった後も、名簿作りするのか、またLINEなどで、今後もつながるのか決めルールが必要です。
今後、誰にも関わりたくない人もゼロとも限りません。しっかりと同意、不同意の確認も忘れずに。
ネット上公開のルール
今どきなら、facebookで写真をアップすることもありますね。たくさん写真を掲載する場合、映りたくない人はどうするか？など問題は山積します。
できるだけ細かく決めておいて、何か問題が発生しても、寛容になれる雰囲気作りも大切です。
事前に参加者に告知して公開する旨を伝えましょう。
常識的に考えて閲覧権限を関係者のみに限定すれば問題ないと思われます。
またLINEグループを作る場合、同窓会では同意しても、その後面倒になる方もいらっしゃいます。
あまり無理強いをしない大人のLINEも必要です。
個人情報取り扱い文言例
【個人情報の第三者への開示に関して】
同窓生の個人情報を適切に管理し、次のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に開示いたしません。
・同窓生の同意がある場合
・法令に基づき開示することが必要である場合
同窓会個人情報まとめ
個人情報で問題になるのは、漏洩と違法な使用です。
つまり、同窓会名簿が悪徳業者の手に渡り、営業活動に使われたり、詐欺電話に使われたりすることです。
生活していくうえで、個人情報は必ず誰かに伝わり、自分自身でコントロールできることではありません。
同窓会幹事は法人ではありません。
個人情報の取り扱いも一般企業と仲間内では求められる基準が違って当たり前です。
万が一同窓会で個人情報が漏洩したとしても、そこに悪意がなければ、ある程度寛容になることも必要です。
なぜなら、今も昔も仲間ですから・・・
以上、同窓会個人情報ルールについて…でした。
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